為有效開展檔案管理工作,提升檔案管理信息化水平,我校于2022年底引入了綜合檔案管理系統(tǒng),經(jīng)過為期2個月的系統(tǒng)調(diào)試,現(xiàn)已將檔案系統(tǒng)整體接入學(xué)校OA系統(tǒng)。

在今年1月組織的檔案驗收工作會議中,我校跟業(yè)務(wù)單位針對檔案業(yè)務(wù)工作具體的模塊、檔案信息化工作開展了深入的溝通和交流。在會上我校根據(jù)檔案工作相關(guān)要求、按照檔案管理制度,對檔案系統(tǒng)工作進行了全面的部署。會后通過集中的調(diào)試,目前已經(jīng)開辟了學(xué)生、文書、人事、基建、聲像、實物、設(shè)備、教學(xué)、科研、項目協(xié)議等十大檔案業(yè)務(wù)模塊。根據(jù)每個檔案模塊管理的方法的不同,分別設(shè)置檔號分類規(guī)則、字段排列;設(shè)置各種操作規(guī)程,如借閱方法、數(shù)據(jù)權(quán)限、數(shù)據(jù)導(dǎo)入導(dǎo)出、鑒定銷毀、數(shù)據(jù)備份等工作。

目前完成的具體工作內(nèi)容包括:原有系統(tǒng)中存儲的數(shù)據(jù)信息遷移以及檔號、界面等設(shè)置:其中學(xué)生檔案2276條、文書檔案9208條;歷年實物檔案180條數(shù)據(jù)的導(dǎo)入、圖片掛接、檔號規(guī)則建立、模版設(shè)置等。
在2023年的檔案信息化工作中,除了系統(tǒng)維護等工作的開展,我們將與學(xué)校教務(wù)管理系統(tǒng)銜接,將學(xué)生信息和數(shù)據(jù)接入,開展各類數(shù)據(jù)交互使用;建立教職工網(wǎng)上借閱、查詢等機制,方便各類信息的互通。