為更好的開展檔案管理工作,提升檔案管理信息化水平,我校開展了為期兩個(gè)半月的檔案信息化掃描工作,信息化掃描內(nèi)容包括歷年文書檔案、2024屆畢業(yè)生檔案、基建檔案等。
此次的信息化掃描工作主要針對(duì)2010-2022年所有的文書檔案開展,掃描數(shù)量近5300件。涵蓋反映我校主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的,對(duì)我校工作、社會(huì)和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料;我校工作活動(dòng)中直接形成的在維護(hù)學(xué)校、社會(huì)和公民權(quán)益等方面具有憑證價(jià)值的文件材料等。后期將開啟全體教職工借閱權(quán)限,讓利用者得以研究、閱覽、復(fù)制、摘錄等方式更加全面的利用檔案資源。
檔案信息化工作較傳統(tǒng)的檔案管理有更加明顯的優(yōu)勢(shì)。首先,網(wǎng)絡(luò)為人們提供了一個(gè)開放的交流平臺(tái),借助發(fā)達(dá)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案資源共享,能大幅度提升工作效率;其次,綜合檔案信息的存儲(chǔ)量將更大,檔案利用將更加方便;同時(shí),降低了成本,紙制品的消耗得以減少。
信息技術(shù)在各行各業(yè)的應(yīng)用越來越廣泛,檔案管理工作也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn),以計(jì)算機(jī)技術(shù)為基礎(chǔ)的現(xiàn)代化管理手段,將給檔案管理注入了新的血液,并在檔案管理中發(fā)揮著重要的作用。在新形勢(shì)下,我校將采取積極有效的措施,加快檔案管理信息化建設(shè),使檔案管理更加科學(xué)化、規(guī)范化,更好地適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展。